مسؤول المالية - Finance Officer
الفئة | وظائف شاغرة |
---|---|
الفئة الفرعية | المالية/المحاسبة |
Job Description
Finance Officer - Yemen Country Delegation, YEMEN
Closing date: Thursday, 26 December 2024
Organizational Context
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with a network of 191-member National Societies (NSs). The overall aim of IFRC is “to inspire, encourage, facilitate, and promote at all times all forms of humanitarian activities by NSs with a view to preventing and alleviating human suffering and thereby contributing to the maintenance and promotion of human dignity and peace in the world.” IFRC works to meet the needs and improve the lives of vulnerable people before, during and after disasters, health emergencies and other crises.
IFRC is part of the International Red Cross and Red Crescent Movement (Movement), together with its member National Societies and the International Committee of the Red Cross (ICRC). The work of IFRC is guided by the following fundamental principles: humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity, and universality.
IFRC is led by its Secretary General, and has its Headquarters in Geneva, Switzerland. The Headquarters are organized into three main Divisions: (i) National Society Development and Operations Coordination; (ii) Global Relations, Humanitarian Diplomacy and Digitalization; and (iii) Management Policy, Strategy and Corporate Services.
IFRC has five regional offices in Africa, Asia Pacific, Middle East and North Africa, Europe, and the Americas. IFRC also has country cluster delegations and country delegations throughout the world. Together, the Geneva Headquarters and the field structure (regional, cluster and country) comprise the IFRC Secretariat.
IFRC has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the Red Cross and Red Crescent Movement, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment and other forms of harassment, abuse of authority, discrimination, and lack of integrity (including but not limited to financial misconduct). IFRC also adheres to strict child safeguarding principles.
The IFRC has been supporting and working with the Yemeni Red Crescent for many years in several humanitarian and developmental areas. This position will be based in Lebanon.
Job Purpose
This post is responsible for ensuring the delivery of effective and timely accounting, financial, and treasury services (if required) of IFRC Yemen’s project financial management.
The IFRC Yemen Country Delegation is the duty station of this position.
Job Duties and Responsibilities
1. Policies and Procedures
- Have a deep understand of the financial and administrative federation policies and procedures.
- Advise project staff in the appropriate interpretation of the policies and procedures.
- Provide feedback to staff on documentation submitted with incorrect coding or inadequate supporting documentation.
- Provide feedback to his/her line manager or the Regional Head,Finance and Administration on improvements in policies or procedures.
2. Financial Reporting
- Performs a periodic review of the transactions posted to the projects to ensure they are accurately entered into the accounting system.
- Monitor donor reports list and submit the complete report prior to the due date.
- Verifies that the transaction process occurs according to the IFRS (International Financial Reporting Standards), the IFRC policies and procedures, and they comply with the donor requirements.
- Provide information about the status of reports to the finance analyst.
- Prepares income or expenditure reallocations to ensure that the reports are ready to submit (when it is necessary)
3. Budgeting
- Provide technical assistance and advice to the project managers and/or program staff during budget preparation and/or revision.
- Provide analysis of actual expenditures vs. budgets with respective comments on the variances (if there are any) and recommendations to the project manager and program staff.
4. Validation of transactions
- Ensure that all the transactions related to his/her portfolio are validated following the expenditure authorization policy and other procedures.
- Ensure all accounting transactions are properly authorized and documented by original and valid supporting documentation.
- Provide feedback to the project managers when findings have been identified in terms of documentation that does not meet the requirements or transactions that are not within the approved budget.
- Follow up with the project manager or unit staff on the timely submission of the forecasts, journal of expenditures, expense claims, and other documents.
5. Treasury (if applicable)
- The post will be responsible for the monthly cash request analysis submission.
- Ensure there are sufficient funds.
- Preparation of bank account reconciliations
- Conduct petty cash counts (surprise or planned)
- Ensure that daily, weekly, and monthly petty cash counts are being done.
- Ensure that the payments are done on a timely basis.
- Coordinate the opening and closing of bank accounts.
Job Duties and Responsibilities (continued)
6. Supplementary Services (if applicable)
- Validate the Partner National Societies (PNS) transactions related to providing supplementary services.
- Ensure the accuracy of the booking of these transactions.
- Prepare the draft invoice and ensure the content matches the supplementary services report.
- Do the necessary corrections if required after the finance analyst has provided his/her feedback.
- Liaise with the PNS in case of technical questions.
- Ensure all the bookings related to services provided have been reflected in the accounting.
7. Shared Office and Service Costs (if applicable)
- Provide technical support to the project managers during the preparation of the shared office and service costs budgets.
- Gather the required information to fill in the calculation spreadsheet. egvfkKY DOXbvZ
- Explain to each project manager the related function and the results of the analysis.
- Coordinate revisions of the budgets or rates when it is required.
- Provide the interpretation of the management report to the Head of the Country Delegation
8. Accounting verification
- Book all the transactions in the accounting system after the appropriate review.
9. Balance Sheet items review and reconciliations
- Ensure the same amount that was counted matches the amount reflected in the accounting system.
- Provide reconciled account statements of the outstanding balances of staff and/or National Societies
- Ensure that other balance sheet items are reconciled (e.g., prepayments, guarantee deposits, supplier balances, etc.)
- Coordinate that corrections are done on a timely basis.
10. Month-end closed routines
- This post will support if required, the month-end close routines within the deadlines.
11. Financial Analysis
- Prepare ad-hoc financial analysis per the projects' demand under his/her portfolio.
- Interpret financial key performance indicators to the project managers and provide quality advice to improve the performance or minimize/mitigate risks.
12. Relationships with other stakeholders:
- Liaise with project managers and unit staff to provide effective services with the aim of contributing to the achievement of the plans and results.
- Liaise with the administration, accounting staff, or finance officers of other offices (when it is necessary)
- Liaise with the assigned finance analysts to get advice, orientation, and support on technical matters and provide feedback on the findings observed in the monthly field returns, accounting, and financial matters.
- Liaise with the Regional Head, Finance and Administration to highlight urgent matters and provide feedback on how to improve systems, processes, and internal controls.
- Support auditors in terms of clarification or providing supporting documentation.
- Conduct briefing and debriefings to unit staff under his/her portfolio.
13. Others
- Provide support in case of long-term vacancies, absence, or illness to ensure continuity of the finance and/or administration function.
- Be prepared to deliver training to IFRC staff or National Society Staff (if it is required)
Duties applicable to all staff 1. Work actively towards the achievement of the Federation Secretariat’s goals. 2. Abide by and work in accordance with the Red Cross and Red Crescent principles. 3. Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager.
Education
University degree in finance/ accounting Required
Experience
- 3 years of experience in technical areas of expertise (finance/accounting) Required
- 2 years of field experience in a humanitarian organization Preferred
- Experience in personnel management Preferred
- Experience in project financial management support Required
- Red Cross / Red Crescent movement, other international organizations, large NGOs, and governmental development agencies Preferred
- International internships
- Cultural exchange programs
Knowledge, Skills and Languages
Knowledge and Skills
- Good stress management skills Required
- Self-supported in computing systems (e.g., accounting software and MS Office) Required
- Excellent communication skills Required
- Good analytical skills and a solution-focused person Required
- Skills in training and developing staff Required
- Time Management skills Required
Language
Fluent in spoken and written Arabic and English
Competencies, Values and Comments
- Core competencies: Communication; Collaboration and teamwork; Judgement and decision making; National society and customer relations; Creativity and innovation; Building trust
- Values: Respect for diversity; Integrity; Professionalism; Accountability
IFRC Disclaimer
IFRC has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the Red Cross and Red Crescent Movement, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment and other forms of harassment, abuse of authority, discrimination, and lack of integrity (including but not limited to financial misconduct). IFRC also adheres to strict child safeguarding principles.
If you appointed to or undertake a role within IFRC, whether as staff, staff on loan or secondees, you will be subject to the organization's Code of Conduct, which is available here and on our website. Note: All offers of employment will be subject to satisfactory references and appropriate screening checks, which include prior professional conduct checks and review of criminal records. IFRC will request a conduct check from all prior employers for a period of 5 years, including but not limited to employers who like IFRC participate in the Misconduct Disclosure Scheme. For more details on the Scheme, please see THE MISCONDUCT DISCLOSURE SCHEME — SCHR
IFRC ensures equal employment opportunities!
How to Apply
التفاصيل
تم ترجمة هذا النص بإستخدام أدواتنا المدعومة بالذكاء الاصطناعي وقد تكون نسبة الخطأ واردة لذلك ننصح بقرائة النسخة الانجليزية لهذا الاعلان
مسؤول مالي
آخر موعد للتقديم: الخميس، 26 ديسمبر 2024
السياق التنظيمي
الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر (IFRC) هو أكبر منظمة إنسانية في العالم، ولديه شبكة تضم 191 جمعية وطنية عضو. الهدف العام للاتحاد الدولي هو "إلهام وتشجيع وتسهيل وتعزيز جميع أشكال الأنشطة الإنسانية التي تقوم بها الجمعيات الوطنية في جميع الأوقات بهدف منع وتخفيف المعاناة الإنسانية وبالتالي المساهمة في الحفاظ على كرامة الإنسان والسلام في العالم وتعزيزهما". يعمل الاتحاد الدولي لتلبية احتياجات وتحسين حياة الفئات الضعيفة قبل وأثناء وبعد الكوارث وحالات الطوارئ الصحية والأزمات الأخرى.
الاتحاد الدولي هو جزء من الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر (الحركة)، إلى جانب الجمعيات الوطنية الأعضاء واللجنة الدولية للصليب الأحمر (ICRC). يسترشد عمل الاتحاد الدولي بالمبادئ الأساسية التالية: الإنسانية، والحياد، والاستقلال، والخدمة التطوعية، والوحدة، والعالمية.
يرأس الاتحاد الدولي أمينه العام، ويقع مقره الرئيسي في جنيف، سويسرا. وينقسم المقر الرئيسي إلى ثلاثة أقسام رئيسية: (1) تنمية الجمعيات الوطنية وتنسيق العمليات؛ (2) العلاقات العالمية والدبلوماسية الإنسانية والرقمنة؛ (3) سياسة الإدارة والاستراتيجية والخدمات المؤسسية.
يوجد لدى الاتحاد الدولي خمسة مكاتب إقليمية في أفريقيا وآسيا والمحيط الهادئ والشرق الأوسط وشمال أفريقيا وأوروبا والأمريكتين. كما أن لدى الاتحاد الدولي وفودًا قطرية مجمعة ووفودًا قطرية في جميع أنحاء العالم. يشكل المقر الرئيسي في جنيف والهيكل الميداني (الإقليمي والمجمّع والقطري) معًا أمانة الاتحاد الدولي.
لدى الاتحاد الدولي سياسة عدم التسامح مطلقًا مع السلوك الذي يتعارض مع أهداف وغايات حركة الصليب الأحمر والهلال الأحمر، بما في ذلك الاستغلال والاعتداء الجنسي، والتحرش الجنسي وأشكال التحرش الأخرى، وإساءة استخدام السلطة، والتمييز، وانعدام النزاهة (بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر سوء السلوك المالي). يلتزم الاتحاد الدولي أيضًا بمبادئ صارمة لحماية الطفل.
يدعم الاتحاد الدولي ويعمل مع الهلال الأحمر اليمني منذ سنوات عديدة في العديد من المجالات الإنسانية والتنموية. سيكون مقر هذا المنصب في لبنان.
الغرض من الوظيفة
هذا المنصب مسؤول عن ضمان تقديم خدمات محاسبية ومالية وخزينة فعالة وفي الوقت المناسب (إذا لزم الأمر) للإدارة المالية لمشاريع الاتحاد الدولي في اليمن.
مقر عمل هذا المنصب هو وفد الاتحاد الدولي في اليمن.
المهام والمسؤوليات الوظيفية
1. السياسات والإجراءات
- أن يكون لديه فهم عميق للسياسات والإجراءات المالية والإدارية للاتحاد.
- تقديم المشورة لموظفي المشروع في التفسير المناسب للسياسات والإجراءات.
- تقديم ملاحظات للموظفين حول الوثائق المقدمة برموز غير صحيحة أو وثائق داعمة غير كافية.
- تقديم ملاحظات إلى مديره المباشر أو الرئيس الإقليمي للشؤون المالية والإدارية حول التحسينات في السياسات أو الإجراءات.
2. التقارير المالية
- إجراء مراجعة دورية للمعاملات التي تم ترحيلها إلى المشاريع للتأكد من إدخالها بدقة في النظام المحاسبي.
- مراقبة قائمة تقارير الجهات المانحة وتقديم التقرير الكامل قبل الموعد المحدد.
- التحقق من أن عملية المعاملة تتم وفقًا للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS)، وسياسات وإجراءات الاتحاد الدولي، وأنها تتوافق مع متطلبات الجهات المانحة.
- تقديم معلومات حول حالة التقارير إلى المحلل المالي.
- إعداد عمليات إعادة تخصيص الإيرادات أو النفقات للتأكد من أن التقارير جاهزة للتقديم (عند الضرورة)
3. الميزنة
- تقديم المساعدة والمشورة الفنية لمديري المشاريع و/أو موظفي البرنامج أثناء إعداد الميزانية و/أو مراجعتها.
- تقديم تحليل للنفقات الفعلية مقابل الميزانيات مع تعليقات ذات صلة حول الفروق (إذا كانت هناك أي فروق) وتوصيات لمدير المشروع وموظفي البرنامج.
4. التحقق من صحة المعاملات
- التأكد من أن جميع المعاملات المتعلقة بمحفظته يتم التحقق من صحتها وفقًا لسياسة تفويض الإنفاق والإجراءات الأخرى.
- التأكد من أن جميع المعاملات المحاسبية مصرح بها وموثقة بشكل صحيح من خلال وثائق داعمة أصلية وصالحة.
- تقديم ملاحظات لمديري المشاريع عند تحديد النتائج من حيث الوثائق التي لا تفي بالمتطلبات أو المعاملات التي لا تندرج ضمن الميزانية المعتمدة.
- متابعة مدير المشروع أو موظفي الوحدة بشأن التقديم في الوقت المناسب للتوقعات، وسجل النفقات، ومطالبات المصروفات، والمستندات الأخرى.
5. الخزينة (إذا كان ذلك ممكنًا)
- سيكون المنصب مسؤولاً عن تقديم تحليل طلب النقد الشهري.
- التأكد من وجود أموال كافية.
- إعداد تسويات الحسابات المصرفية
- إجراء عمليات جرد النقدية الصغيرة (مفاجئة أو مخططة)
- التأكد من إجراء عمليات جرد النقدية الصغيرة اليومية والأسبوعية والشهرية.
- التأكد من أن المدفوعات تتم في الوقت المناسب.
- تنسيق فتح وإغلاق الحسابات المصرفية.
المهام والمسؤوليات الوظيفية (متابعة)
6. الخدمات التكميلية (إذا كان ذلك ممكنًا)
- التحقق من صحة معاملات الجمعيات الوطنية الشريكة (PNS) المتعلقة بتقديم الخدمات التكميلية.
- التأكد من دقة تسجيل هذه المعاملات.
- إعداد مسودة الفاتورة والتأكد من أن المحتوى يطابق تقرير الخدمات التكميلية.
- إجراء التصحيحات اللازمة إذا لزم الأمر بعد أن يقدم المحلل المالي ملاحظاته.
- التواصل مع الجمعيات الوطنية الشريكة في حالة وجود أسئلة فنية.
- التأكد من أن جميع الحجوزات المتعلقة بالخدمات المقدمة قد انعكست في المحاسبة.
7. تكاليف المكتب والخدمات المشتركة (إذا كان ذلك ممكنًا)
- تقديم الدعم الفني لمديري المشاريع أثناء إعداد ميزانيات تكاليف المكتب والخدمات المشتركة.
- جمع المعلومات المطلوبة لملء جدول بيانات الحسابات.
- شرح الوظيفة ذات الصلة ونتائج التحليل لكل مدير مشروع.
- تنسيق مراجعات الميزانيات أو المعدلات عند الحاجة.
- تقديم تفسير للتقرير الإداري إلى رئيس الوفد القطري
8. التحقق المحاسبي
- تسجيل جميع المعاملات في النظام المحاسبي بعد المراجعة المناسبة.
9. مراجعة بنود الميزانية العمومية والتسويات
- التأكد من أن نفس المبلغ الذي تم عده يطابق المبلغ المنعكس في النظام المحاسبي.
- تقديم كشوف حسابات مصالحة للأرصدة المستحقة للموظفين و/أو الجمعيات الوطنية
- التأكد من تسوية بنود الميزانية العمومية الأخرى (مثل المدفوعات المقدمة، وودائع الضمان، وأرصدة الموردين، وما إلى ذلك)
- تنسيق إجراء التصحيحات في الوقت المناسب.
10. إجراءات الإغلاق في نهاية الشهر
- سيدعم هذا المنصب، إذا لزم الأمر، إجراءات الإغلاق في نهاية الشهر ضمن المواعيد النهائية.
11. التحليل المالي
- إعداد تحليل مالي مخصص حسب طلب المشاريع ضمن محفظته.
- تفسير مؤشرات الأداء الرئيسية المالية لمديري المشاريع وتقديم مشورة عالية الجودة لتحسين الأداء أو تقليل/تخفيف المخاطر.
12. العلاقات مع أصحاب المصلحة الآخرين:
- التواصل مع مديري المشاريع وموظفي الوحدة لتقديم خدمات فعالة بهدف المساهمة في تحقيق الخطط والنتائج.
- التواصل مع الإدارة أو موظفي المحاسبة أو المسؤولين الماليين في المكاتب الأخرى (عند الضرورة)
- التواصل مع المحللين الماليين المعينين للحصول على المشورة والتوجيه والدعم بشأن المسائل الفنية وتقديم ملاحظات حول النتائج التي لوحظت في العوائد الميدانية الشهرية والمحاسبة والمسائل المالية.
- التواصل مع الرئيس الإقليمي للشؤون المالية والإدارية لتسليط الضوء على الأمور العاجلة وتقديم ملاحظات حول كيفية تحسين الأنظمة والعمليات والضوابط الداخلية.
- دعم المدققين من حيث التوضيح أو تقديم الوثائق الداعمة.
- إجراء إحاطات وإلغاء إحاطات لموظفي الوحدة ضمن محفظته.
13. أخرى
- تقديم الدعم في حالة وجود شواغر طويلة الأجل أو غياب أو مرض لضمان استمرارية وظيفة الشؤون المالية و/أو الإدارة.
- الاستعداد لتقديم التدريب لموظفي الاتحاد الدولي أو موظفي الجمعية الوطنية (إذا لزم الأمر)
الواجبات المنطبقة على جميع الموظفين
- العمل بنشاط لتحقيق أهداف أمانة الاتحاد.
- الالتزام والعمل وفقًا لمبادئ الصليب الأحمر والهلال الأحمر.
- أداء أي واجبات ومسؤوليات أخرى متعلقة بالعمل قد يكلف بها المدير المباشر.
التعليم
شهادة جامعية في المالية/المحاسبة مطلوب
الخبرة
- 3 سنوات من الخبرة في المجالات الفنية للخبرة (المالية/المحاسبة) مطلوب
- 2 سنوات من الخبرة الميدانية في منظمة إنسانية يفضل
- خبرة في إدارة شؤون الموظفين يفضل
- خبرة في دعم الإدارة المالية للمشاريع مطلوب
- حركة الصليب الأحمر/الهلال الأحمر، والمنظمات الدولية الأخرى، والمنظمات غير الحكومية الكبيرة، ووكالات التنمية الحكومية يفضل
- تدريب داخلي دولي
- برامج التبادل الثقافي
المعرفة والمهارات واللغات
المعرفة والمهارات
- مهارات جيدة في إدارة الإجهاد مطلوب
- الاكتفاء الذاتي في أنظمة الحوسبة (مثل البرامج المحاسبية وبرامج MS Office) مطلوب
- مهارات اتصال ممتازة مطلوب
- مهارات تحليلية جيدة وشخص يركز على الحلول مطلوب
- مهارات في تدريب وتطوير الموظفين مطلوب
- مهارات إدارة الوقت مطلوب
اللغة
إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة
الكفاءات والقيم والتعليقات
- الكفاءات الأساسية: الاتصال؛ التعاون والعمل الجماعي؛ الحكم واتخاذ القرارات؛ العلاقات مع الجمعيات الوطنية والعملاء؛ الإبداع والابتكار؛ بناء الثقة
- القيم: احترام التنوع؛ النزاهة؛ الاحتراف؛ المساءلة
إخلاء مسؤولية الاتحاد الدولي
لدى الاتحاد الدولي سياسة عدم التسامح مطلقًا مع السلوك الذي يتعارض مع أهداف وغايات حركة الصليب الأحمر والهلال الأحمر، بما في ذلك الاستغلال والاعتداء الجنسي، والتحرش الجنسي وأشكال التحرش الأخرى، وإساءة استخدام السلطة، والتمييز، وانعدام النزاهة (بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر سوء السلوك المالي). يلتزم الاتحاد الدولي أيضًا بمبادئ صارمة لحماية الطفل.
إذا تم تعيينك أو توليت دورًا داخل الاتحاد الدولي، سواء كموظف أو موظف معار أو منتدب، فسوف تخضع لمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة، والمتاحة هنا وعلى موقعنا الإلكتروني. ملاحظة: تخضع جميع عروض العمل لمراجع مرضية وفحوصات تدقيق مناسبة، والتي تتضمن فحوصات السلوك المهني السابقة ومراجعة السجلات الجنائية. سيطلب الاتحاد الدولي إجراء فحص سلوك من جميع أصحاب العمل السابقين لمدة 5 سنوات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر أصحاب العمل الذين يشاركون مثل الاتحاد الدولي في نظام الإفصاح عن سوء السلوك. لمزيد من التفاصيل حول النظام، يرجى الاطلاع على نظام الإفصاح عن سوء السلوك — SCHR
يضمن الاتحاد الدولي تكافؤ فرص العمل!
كيفية التقديم
فريق يمن كور - YemenCore team
مساحة إعلانية